Slik konfigurerer du en forretningsmessig telefonsvarerhilsen (med eksempler)

Når du ringer et telefonnummer til bedriften, blir du ofte møtt med en automatisert telefonsvarerhilsen som hjelper deg gjennom telefonkatalogen og de neste trinnene.


Denne telefonsvarerhilsenen gjør at din lille bedrift ser profesjonell ut, og de kan bidra til å øke salget og øke kundetilfredsheten.

I denne artikkelen vil vi vise deg hvordan du setter opp en telefonsvarerhilsen for nettbutikken, virksomheten eller bloggen din. Vi viser deg også de beste eksemplene på talemeldingshilsen du kan bruke som mal.

Sette opp en telefonsvarerhilsen for bedriften din

Hvorfor talemeldingshilsen er viktig for bedriften din?

Mer enn 88% av lokale søk på mobile enheter ender i en telefonsamtale. Hovedsakelig takket være det koselige klikk for å ringe knapper som vises i Googles lokale søkeresultater.

Klikk for å ringe-knappen i mobile søkeresultater

For mange små bedrifter er det kanskje ikke mulig å svare på alle samtalene umiddelbart. Noen ganger kan kunder ringe etter åpningstider, og du kan være opptatt eller ha ingen ansatte tilgjengelig på det tidspunktet.

Det er her taleposthilsenen din kommer inn.

For mange kunder vil dette være deres første kontakt med bedriften. Å ikke sette opp en talemeldingshilsen kan føre til at du mister en kunde til konkurrenten.

På den annen side kan det ikke få alvorlige konsekvenser å ikke få talehilsen riktig. Kunder kan henge med, ikke følge gjennom eller bare nå ut til konkurrentene.

Når det er sagt, la oss ta en titt på hvordan du riktig kan sette opp telefonsvarerhilsen for din online virksomhet.

Den beste måten å sette opp en talemeldinghilsen på

Normalt bruker eiere av små bedrifter et fasttelefon eller mobiltelefonnummer for å administrere samtaler. Selv om det kan få jobben gjort, lar de deg ikke styre bedriftssamtaler ordentlig eller sette opp en effektiv automatisert telefonsvarerhilsen.

Den beste måten å administrere forretningssamtaler er ved å bruke en forretningstelefontjeneste. Mange små bedrifter bruker et virtuelt telefonnummer for virksomheten fordi det lar dem effektivt administrere forretningssamtaler uten å ofre privatlivet.

I motsetning til et fasttelefon eller mobilnummer bruker den internett til å administrere samtaler. Den offisielle betegnelsen for denne teknologien kalles VoIP-telefontjeneste (Voice over Internet Protocol).

Å bruke en forretningstelefontjeneste gir deg følgende fordeler fremfor fasttelefonen og mobilen.

  • Du kan stille inn åpningstider og spille inn forskjellige stemmeshilsener som skal spilles basert på tidspunktet på dagen.
  • Du kan konfigurere autoledsager, legge til utvidelser for å rute samtalene, la brukere legge igjen en talemelding og mer.
  • Det fungerer på datamaskinen, nettbrettet, en bordtelefon og til og med på mobiltelefonen din ved hjelp av apper.
  • Flere brukere kan bruke samme telefonnummer uansett hvor de befinner seg.
  • Du kan enkelt gi tilgang til nye ansatte uten å ringe inn en tekniker eller kjøpe nytt utstyr.

Vi anbefaler å bruke Nextiva fordi det er den beste leverandøren av telefontjenester på markedet. De tilbyr et omfattende sett med funksjoner med et brukervennlig webbasert administrasjonspanel og apper for telefonen din.

Nextiva

Vi bruker Nextiva i vår virksomhet for å administrere samtaler for WPBeginner og andre Awesome Motive egenskaper.

Hvis du vil ha en annen løsning, kan du ta en titt på RingCentral. Det er en annen flott telefontjeneste. De tilbyr en utrolig funksjonsrik plattform, med mange verktøy for å administrere talehilsener, autodeltagere, talemeldinger, samtaleutskrifter og mer.

Når du har konfigurert en forretningstelefontjeneste, kan du sette opp talehilsener med innstillingene som er enkle å følge.

Eksempler på talehilsen for bedrifter

Det er noen grunnleggende regler som du må følge for å lage de mest effektive talemeldingshilsenene.

  • Unngå klisjeer som ‘Din samtale er viktig for oss’, de er overbrukte og føler seg ikke oppriktige lenger.
  • Forsikre deg om at talepostopptaket ditt høres vennlig og personlig ut.
  • Prøv å ikke høres ut som om du leser fra et manus.
  • Hvis du kan, kan du ansette en taleartist som hjelper deg med å spille inn talemeldingshilsener. Du kan til og med finne noen på Fiverr.
  • Forsikre deg om at telefonsvareren din inneholder viktig informasjon som åpningstider og kontaktinformasjon.

Følgende er noen maler for talemeldingshilsen som du kan bruke til bedriften din.

Eksempler på hilsen til taleposthilsen

Denne talemeldingshilsenen spilles av når kunder ringer deg etter arbeidstid eller i helgene. Forsikre deg om at denne telefonsvarerhilsenen informerer brukerne om kontortid, alternative måter å nå kundeservice eller butikkplassering på.

“Hei, du har nådd [firmanavn]. Vi er tilgjengelig på telefon fra kl. 9.00 til [kl. 18] [PST] mandag til fredag. Du kan også bruke kontaktskjemaet på vår hjemmeside, [www.example.com] for å legge igjen en melding, og vi kommer tilbake til deg via e-post. Hvis du vil at vi skal ringe deg tilbake, må du la ditt navn og nummer ligge sammen med en kort melding, og teamet vårt vil komme tilbake til deg så snart som mulig. “

“Hei, du har nådd [firmanavn]. Vi kan for øyeblikket ikke svare på samtalen din. Kontortidene våre er [åpningstider] mandag til fredag. Butikken vår på [butikksted] er fortsatt åpen for kunder i helgene. Du kan også kontakte oss via live chat på vår hjemmeside [www.example.com] [24 timer i døgnet 7 dager i uken]. Hvis dette ikke haster, og du vil at vi skal ringe tilbake, må du la ditt navn og nummer ligge etter pipetonen. ”

Som du kan se, gir begge eksemplene viktig informasjon og tilbyr kundene alternative måter å kontakte via live chat eller kontaktskjema.

Eksempler på hilsen til talepost

Disse hilsenmeldingene kan tas opp i løpet av ferien.

“Hei, du har nådd [firmanavn]. Teamet vårt er for tiden ute av kontoret for å tilbringe ferier med venner og familie. Vi vil være tilbake på jobb på [dag og tid]. Vennligst la oss ditt navn og nummer, så kommer vi tilbake til deg ASAP. [Happy Holidays (eller passende hilsen til den ferien)] ”.

“Gledelig høytid! Teamet vårt på [firmanavn] er borte til [dato]. Hvis du er en eksisterende kunde, kan du fremdeles åpne en supportbillett på hjemmesiden vår. Vi vil prøve å komme tilbake til deg innen de neste 24 timene. Du kan også kontakte oss via live chat eller kontaktskjema på vår hjemmeside [www.example.com]. Hvis det ikke haster, kan du la oss ditt navn og nummer etter pipetonen. Vi returnerer samtalen så snart som mulig. ”

“Hei, du har nådd [firmanavn]. Vi er stengt for (ferienavn) og vil komme tilbake på jobb på [dato og tid]. Hvis du trenger et presserende svar, kan du sende oss en e-post til (e-postadresse), vi vil prøve å svare på alle e-postmeldinger innen 24 timer. Du kan også legge igjen en beskjed, så kommer vi tilbake til deg etter ferien (godt nytt år / høytid) ”.

Som du kan se disse talemeldingshilsenene, gir kundene så mye informasjon som mulig. Disse hilsenene sikrer også at kundene vet hvordan de kan få en raskere respons ved å bruke alternative kontaktmetoder i løpet av ferien.

Bort / opptatt talemelding-hilseneksempler

Hvis du er opptatt, borte eller underbemannet og ikke kan svare på kundesamtalene umiddelbart, kan du bruke disse hilsenene som et eksempel.

“Hei, du har nådd [bedriftsnavn], vi klarer ikke å ringe akkurat nå, men vi vil gjerne ringe deg tilbake ASAP. Gi oss ditt navn og nummer etter pipetonen. ”

“Hei, vi er for øyeblikket borte fra telefonen. Hvis det ikke er for presserende, kan du sende oss en e-post til (e-postadresse). Ellers må du legge igjen navnet og nummeret ditt etter pipetonen, så ringer vi deg tilbake med en gang. ”

Hvis du er den eneste personen som svarer på anrop, kan du gjøre det til en personlig telefonsvarerhilsen.

“Hei, du har nådd (navnet ditt). Jeg kan foreløpig ikke svare på telefonen. Du kan sende meg en e-post til (e-postadresse), eller du kan legge igjen navn og nummer etter pipetonen, så ringer jeg deg tilbake så snart som mulig. “

Test og forbedring av taleposthilsenene dine

En annen god grunn til å bruke en profesjonell telefontjeneste er at du kan spore alle samtalene dine og se detaljerte rapporter om dem. Slik ser for eksempel Nextivas samtaleanalyseside ut.

Ring analysesiden i Nextiva

Du må spore hvor mange brukere som hører hver telefonsvarerhilsen og hvordan de svarte. Talemeldingshilsener med en høyere score på kunder som legger igjen en beskjed fungerer effektivt.

Talepostmeldinger som ikke en gang blir hørt helt, er en feil.

Vi anbefaler at du prøver forskjellige stemmehilsener for å finne den perfekte balansen. Hvis du oppdaterer telefonsvarerhilsenen din med jevne mellomrom, kan det også hjelpe deg å fylle kommunikasjonshull som du ikke en gang visste at eksisterte.

Følg opp talemeldingene dine

Nå som du har satt opp en balansert, informativ og vennlig telefonsvarerhilsen, er neste trinn enda mer avgjørende.

Det som skjer etter at en kunde etterlater deg en talemelding?

Hvis du bruker et profesjonelt telefonsystem for bedrifter, vil du enkelt kunne spore og svare på disse meldingene.

Forsikre deg om at du og dine ansatte er like godt forberedt på en rask oppfølging. En rask tilbakeringing går langt i å styrke forretningsforhold og stenge salget.

Vi håper denne artikkelen hjalp deg med å lære hvordan du konfigurerer en telefonsvarerhilsen for din online virksomhet. Det kan også være lurt å se vår guide for hvordan du oppretter et nyhetsbrev for e-post for bedriften din.

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me