Så här ställer du in en röstmeddelande för företag (med exempel)

När du ringer ett företagstelefonnummer, hälsas du ofta med en automatiserad röstmeddelandshälsning som hjälper dig genom telefonkatalogen och nästa steg.


Den här röstbrevlådan får ditt lilla företag att se professionellt ut och de kan hjälpa till att öka försäljningen och öka kundnöjdheten.

I den här artikeln visar vi dig hur du ställer in en röstmeddelandshälsning för din onlinebutik, företag eller blogg. Vi visar dig också de bästa röstmeddelanden som du kan använda som mall.

Ställa in en röstmeddelandshälsning för ditt företag

Varför röstmeddelandehälsning är viktigt för ditt företag?

Mer än 88% av lokala sökningar på mobila enheter hamnar i ett telefonsamtal. Tack vare det tjusiga knapparna för klicka för att ringa som visas i Googles lokala sökresultat.

Klicka för att ringa-knappen i mobilresultat

För många små företag är det kanske inte möjligt att besvara alla samtal direkt. Ibland kan kunder ringa efter öppettider, och du kan vara upptagen eller ha ingen personal tillgänglig vid den tiden.

Det är här din röstmeddelandshälsning kommer in.

För många kunder kommer detta att vara deras första kontakt med ditt företag. Om du inte ställer in en röstmeddelandshälsning kan du förlora en kund till din konkurrent.

Å andra sidan kan det inte få allvarliga konsekvenser att inte få röstmeddelandet rätt. Kunder kan hänga med, inte följa igenom eller helt enkelt nå ut till dina konkurrenter.

Med det sagt, låt oss ta en titt på hur du korrekt ställer in röstmeddelandshälsning för ditt onlineföretag.

Det bästa sättet att ställa in en röstmeddelandehälsning

Normalt använder småföretagare ett fasta nummer eller ett mobilnummer för att hantera samtal. Även om det kan få jobbet gjort, tillåter de dig inte att hantera affärssamtal ordentligt eller ställa in en effektiv automatiserad röstmeddelandshälsning.

Det bästa sättet att hantera affärssamtal är genom att använda en företagstelefontjänst. Många småföretag använder ett virtuellt företagsnummer eftersom det låter dem effektivt hantera affärssamtal utan att offra sin integritet.

Till skillnad från ett fasta- eller mobilnummer använder det internet för att hantera samtal. Den officiella termen för den här tekniken kallas affär VoIP-telefontjänst (Voice over Internet Protocol).

Genom att använda en företagstelefontjänst får du följande fördelar jämfört med fast telefon och mobil.

  • Du kan ställa in dina öppettider och spela in olika rösthälsningar som ska spelas baserat på tid på dagen.
  • Du kan ställa in autosökare, lägga till tillägg för att dirigera samtal, låta användare lämna ett röstmeddelande och mer.
  • Det fungerar på din dator, surfplatta, en skrivbordstelefon och till och med på din mobiltelefon med appar.
  • Flera användare kan använda samma telefonnummer oavsett plats.
  • Du kan enkelt ge tillgång till nya anställda utan att ringa in en tekniker eller köpa ny utrustning.

Vi rekommenderar att du använder Nextiva eftersom det är den bästa tjänsteleverantören på marknaden. De erbjuder en omfattande uppsättning funktioner med en lättanvänd webbaserad administratörspanel och appar för din telefon.

Nextiva

Vi använder Nextiva i vår verksamhet för att hantera samtal för WPBeginner och andra Awesome Motive-egenskaper.

Om du vill ha en annan lösning, ta en titt på RingCentral. Det är en annan bra telefontjänst. De erbjuder en otroligt funktionsrik plattform, med massor av verktyg för att hantera rösthälsningar, auto-deltagare, röstmeddelanden, samtalstranskript och mer.

När du har skapat en företagstelefontjänst kan du ställa in rösthälsningar med hjälp av inställningarna som är enkla att följa.

Exempel på rösthälsning för företag

Det finns några grundläggande regler som du måste följa för att skapa de mest effektiva röstmeddelandshälsningarna.

  • Undvik klichéer som “Ditt samtal är viktigt för oss”, de är överanvända och känner sig inte uppriktiga längre.
  • Se till att din röstbrevljudinspelning låter vänlig och personlig.
  • Försök att inte låta som du läser från ett manus.
  • Om du kan, anställa en röstartist som hjälper dig att spela in röstmeddelandshälsningar. Du kan till och med hitta någon på Fiverr.
  • Se till att röstbrevlådan innehåller viktig information som öppettider och kontaktinformation.

Följande är några röstmeddelandemallar som du kan använda för ditt företag.

Exempel på röstbrevlådor med hälsningsexempel

Den här röstmeddelandshälsningen spelas upp när kunder ringer dig efter öppettider eller under helger. Se till att denna röstmeddelandshälsning informerar användare om kontortider, alternativa sätt att nå kundtjänst eller butiksplats.

”Hej, du har nått [företagsnamn]. Vi är tillgängliga via telefon från kl. 9.00 till [18.00] [PST] måndag till fredag. Du kan också använda kontaktformuläret på vår webbplats, [www.example.com] för att lämna oss ett meddelande och vi kommer tillbaka till dig via e-post. Om du vill att vi ska ringa dig tillbaka, vänligen lämna ditt namn och nummer efter tillsammans med ett kort meddelande, och vårt team kommer tillbaka till dig så snart som möjligt. “

”Hej, du har nått [företagsnamn]. Vi kan för närvarande inte svara på ditt samtal. Våra kontorstider är [öppettider] måndag till fredag. Vår butik på [butikplats] förblir öppen för kunder under helger. Du kan också kontakta oss via livechatt på vår webbplats [www.example.com] [24 timmar om dygnet 7 dagar i veckan]. Om detta inte är brådskande, och du vill att vi ska ringa tillbaka, vänligen lämna ditt namn och nummer efter pipet. ”

Som du kan se båda exemplen leverera viktig information och erbjuda kunder alternativa sätt att kontakta via livechatt eller kontaktformulär.

Exempel på hälsning med röstbrevlåda

Dessa hälsningsmeddelanden kan spelas in under semestern.

”Hej, du har nått [företagsnamn]. Vårt team är för närvarande ute på kontoret för att tillbringa semester med vänner och familj. Vi kommer tillbaka till arbetet på [dag och tid]. Lämna oss ditt namn och nummer så kommer vi tillbaka så snabbt som möjligt. [Happy Holidays (eller lämplig hälsning för den semestern)] ”.

“Glad helg! Vårt team på [företagsnamn] är borta tills [datum]. Om du är en befintlig kund kan du fortfarande öppna en supportbiljett på vår webbplats, vi kommer att försöka komma tillbaka till dig inom de närmaste 24 timmarna. Du kan också kontakta oss via livechatt eller kontaktformulär på vår webbplats [www.example.com]. Om det inte är brådskande kan du lämna oss ditt namn och nummer efter pipet. Vi returnerar ditt samtal så snart som möjligt. ”

”Hej, ni har nått [företagsnamn]. Vi är stängda för (semesternamn) och kommer tillbaka till arbetet den [datum och tid]. Om du behöver ett brådskande svar kan du skicka e-post till oss (e-postadress) kommer vi att försöka svara på alla e-postmeddelanden inom 24 timmar. Du kan också lämna ett meddelande till oss så kommer vi tillbaka till dig efter semestern (gott nytt år / semester) ”.

Som du kan se dessa röstbrevlådor ger kunderna så mycket information som möjligt. Dessa hälsningar säkerställer också att kunderna vet hur man får ett snabbare svar med alternativa kontaktmetoder under semestern.

Bort / upptagen röstmeddelande exempel

Om du är upptagen, borta eller underbemannad och inte kan svara på kundsamtalet omedelbart kan du använda dessa hälsningar som exempel.

”Hej, du har nått [företagsnamn], vi kan inte ta ditt samtal just nu men vi skulle gärna ringa tillbaka dig ASAP. Lämna oss ditt namn och nummer efter pipet. ”

”Hej, vi är för närvarande borta från telefonen. Om det inte är alltför brådskande kan du skicka ett e-postmeddelande till oss (e-postadress). Annars lämnar du ditt namn och ditt nummer efter pipet, så ringer vi dig tillbaka direkt. ”

Om du är den enda personen som svarar på samtal kan du göra det till en personlig röstmeddelandshälsning.

”Hej, du har nått (Ditt namn). Jag kan för närvarande inte svara på telefonen. Du kan skicka ett e-postmeddelande till (e-postadress) eller så kan du lämna ditt namn och nummer efter pipet och jag ringer dig tillbaka så snart som möjligt. “

Testa och förbättra dina röstmeddelandshälsningar

Ett annat bra skäl att använda en professionell telefontjänst är att du kan spåra alla dina samtal och visa detaljerade rapporter om dem. Till exempel är det så på Nextivas samtalanalyssida.

Ring analysanalys i Nextiva

Du måste spåra hur många användare som hör varje röstmeddelandshälsning och hur de svarade. Röstmeddelandshälsningar med högre poäng av kunder som lämnar ett meddelande fungerar effektivt.

Röstmeddelanden som inte ens hörs helt är ett fel.

Vi rekommenderar att du testar olika röstmeddelandshälsningar för att hitta den perfekta balansen. Att uppdatera din röstmeddelandshälsning med jämna mellanrum kan också hjälpa dig att fylla i kommunikationsgap som du inte ens visste att det fanns.

Följ upp dina röstmeddelanden

Nu när du har skapat en balanserad, informativ och vänlig röstmeddelandshälsning är nästa steg ännu viktigare.

Vad som händer efter att en kund lämnar ett röstmeddelande?

Om du använder ett professionellt telefonsystem för företag kan du enkelt spåra och svara på dessa meddelanden.

Se till att du och din personal är lika väl förberedda för en snabb uppföljning. En snabb återuppringning gör långt för att stärka affärsrelationer och stänga försäljningen.

Vi hoppas att den här artikeln hjälpte dig att lära dig hur du ställer in röstmeddelandshälsning för ditt onlineföretag. Du kanske också vill se vår guide om hur du skapar ett nyhetsbrev via e-post för ditt företag.

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map