비즈니스 음성 메일 인사말을 설정하는 방법 (예제)

회사 전화 번호로 전화하면 전화 번호부 및 다음 단계를 안내하는 자동 음성 메일 인사말이 종종 나타납니다..


이 음성 사서함 인사말은 소규모 비즈니스를 전문적으로 보이게하며 판매량을 늘리고 고객 만족도를 높일 수 있도록 도와줍니다..

이 기사에서는 온라인 상점, 비즈니스 또는 블로그에 음성 메일 인사말을 설정하는 방법을 보여줍니다. 템플릿으로 사용할 수있는 최고의 음성 사서함 인사말 예제도 제공합니다..

비즈니스를위한 음성 사서함 설정

비즈니스에 음성 사서함 인사말이 중요한 이유?

휴대 기기에서 지역 검색의 88 % 이상이 전화로 연결됩니다. 주로 Google 지역 검색 결과에 표시되는 멋진 클릭 투 콜 버튼 덕분에.

모바일 검색 결과에서 클릭 투 콜 버튼

많은 소규모 기업의 경우 모든 전화에 즉시 응답하지 못할 수 있습니다. 때때로 고객은 업무 시간 후에 전화를 걸 수 있으며, 바쁘거나 직원이 없을 수도 있습니다.

음성 사서함 인사말이 나오는 곳.

많은 고객들에게 이것은 귀하의 비즈니스와의 첫 접촉이 될 것입니다. 음성 사서함 인사말을 설정하지 않으면 경쟁사에게 고객을 잃을 수 있습니다.

반면 음성 메일 인사말을 제대로받지 못하면 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. 고객이 전화를 끊거나 따르지 않거나 단순히 경쟁 업체에 연락 할 수 있습니다..

온라인 비즈니스를위한 음성 사서함 인사말을 올바르게 설정하는 방법을 살펴 보겠습니다..

음성 사서함 인사말을 설정하는 가장 좋은 방법

일반적으로 소기업 소유자는 유선 전화 나 휴대폰 번호를 사용하여 통화를 관리합니다. 업무를 수행 할 수는 있지만 비즈니스 통화를 제대로 관리하거나 효과적인 자동 음성 메일 인사말을 설정할 수는 없습니다..

비즈니스 통화를 관리하는 가장 좋은 방법은 비즈니스 전화 서비스를 사용하는 것입니다. 다수의 소규모 비즈니스는 개인 비즈니스를 희생하지 않고도 비즈니스 통화를 효과적으로 관리 할 수 ​​있기 때문에 가상 비즈니스 전화 번호를 사용합니다..

유선 전화 나 휴대폰 번호와 달리 인터넷을 사용하여 통화를 관리합니다. 이 기술의 공식 용어를 비즈니스 VoIP 전화 서비스 (Voice over Internet Protocol)라고합니다..

비즈니스 전화 서비스를 사용하면 유선 및 모바일에 비해 다음과 같은 이점이 있습니다..

  • 업무 시간을 설정하고 하루 중 시간에 따라 재생할 음성 인사말을 녹음 할 수 있습니다.
  • 자동 전화 교환을 설정하고, 내선을 추가하여 통화를 라우팅하고, 사용자가 음성 메시지를 남기도록 할 수 있습니다..
  • 앱을 사용하여 컴퓨터, 태블릿, 업무 전화 및 휴대 전화에서도 작동합니다..
  • 위치에 관계없이 여러 사용자가 동일한 전화 번호를 사용할 수 있습니다.
  • 기술자에게 전화하거나 새로운 장비를 구매하지 않고도 새로운 직원에게 쉽게 액세스 할 수 있습니다.

시장에 나와있는 최고의 비즈니스 전화 서비스 제공 업체 인 Nextiva를 사용하는 것이 좋습니다. 사용하기 쉬운 웹 기반 관리자 패널 및 휴대 전화 용 앱으로 포괄적 인 기능 세트를 제공합니다..

넥스 티바

우리는 비즈니스에서 Nextiva를 사용하여 WPBeginner 및 기타 멋진 동기 부여 속성에 대한 통화를 관리합니다..

다른 솔루션을 원한다면 RingCentral을 살펴보십시오. 또 다른 훌륭한 비즈니스 전화 서비스입니다. 음성 인사말, 자동 전화 교환, 음성 메시지, 통화 내용 등을 관리 할 수있는 다양한 도구가 포함 된 매우 기능이 풍부한 플랫폼을 제공합니다..

업무용 전화 서비스를 설정 한 후에는 따라하기 쉬운 설정을 사용하여 음성 인사말을 설정할 수 있습니다.

기업을위한 음성 인사말 예

가장 효과적인 음성 메일 인사말을 작성하기 위해 따라야하는 몇 가지 기본 규칙이 있습니다..

  • ‘당신의 전화는 우리에게 중요합니다’와 같은 진부한 표현을 피하십시오. 남용되어 더 이상 진심으로 느끼지 않습니다..
  • 음성 사서함 녹음이 친절하고 개인적으로 들리는 지 확인하십시오.
  • 스크립트에서 읽는 것처럼 들리지 마십시오..
  • 가능하면 음성 아티스트를 고용하여 음성 메일 인사말을 녹음하십시오. Fiverr에서 누군가를 찾을 수도 있습니다.
  • 음성 메일이 업무 시간 및 연락처 정보와 같은 중요한 정보를 제공하는지 확인하십시오.

다음은 비즈니스에 사용할 수있는 음성 사서함 템플릿입니다..

근무 외 시간 음성 메일 인사말 예

이 음성 사서함 인사말은 고객이 업무 시간 이후 또는 주말에 전화를 걸 때 재생됩니다. 이 음성 사서함 인사말이 근무 시간, 고객 서비스에 접근 할 수있는 다른 방법 또는 매장 위치에 대해 사용자에게 알리도록하십시오..

“안녕하세요. [회사 명]에 도달했습니다. 월요일부터 금요일까지 오전 9 시부 터 오후 6 시까 지 [PST] 전화로 이용할 수 있습니다. 또한 웹 사이트 [www.example.com]에서 문의 양식을 사용하여 메시지를 남겨 주시면 이메일을 통해 연락 드리겠습니다. 전화를 다시 받으려면 짧은 메시지와 함께 이름과 번호를 남겨 주시면 최대한 빨리 연락 드리겠습니다. “

“안녕하세요. [회사 명]에 도달했습니다. 현재 전화를받을 수 없습니다. 영업 시간은 월요일부터 금요일까지 [영업 시간]입니다. 주말 동안 고객에게 [점포 위치]에있는 상점이 계속 열려 있습니다. 또한 웹 사이트 [www.example.com] [연중 무휴 24 시간]에서 라이브 채팅을 통해 문의 할 수도 있습니다. 긴급하지 않고 콜백을하려면 경고음 뒤에 이름과 번호를 남겨주세요. ”

두 예 모두 중요한 정보를 제공하고 고객에게 실시간 채팅 또는 문의 양식을 통해 연락 할 수있는 대체 방법을 제공합니다..

휴가 음성 사서함 인사말 예

이 인사말 메시지는 휴일 동안 녹음 될 수 있습니다.

“안녕하세요. [회사 명]에 도달했습니다. 우리 팀은 현재 친구 나 가족과 휴가를 보내기 위해 사무실 밖에 있습니다. [일과 시간]에 다시 일할 것입니다. 이름과 번호를 남겨 주시면 최대한 빨리 연락 드리겠습니다. [해피 홀리데이 (또는 그 휴일에 적합한 인사말)]”.

“축하합니다! [사업자 이름]의 팀은 [날짜]까지 자리를 비 웁니다. 기존 고객 인 경우에도 당사 웹 사이트에서 지원 티켓을 열 수 있습니다. 24 시간 이내에 다시 연락을 드리겠습니다. 라이브 채팅 또는 웹 사이트 [www.example.com]에서 문의 양식을 통해 문의 할 수도 있습니다. 긴급하지 않은 경우 경고음 다음에 이름과 번호를 남겨주세요. 최대한 빨리 전화를 드리겠습니다. “

“안녕하세요. [회사 명]에 도달했습니다. 휴무일 (휴일 명)은 휴업하고 [날짜와 시간]에 근무하게됩니다. 긴급한 답변이 필요한 경우 (email_address)로 이메일을 보내 주시면 24 시간 이내에 모든 이메일에 답변을 드리겠습니다. 당신은 또한 우리에게 메시지를 남길 수 있습니다 그리고 우리는 휴일 (새해 복 많이 받으세요 / 휴일) 후 다시 연락 드리겠습니다”.

보시다시피이 음성 메일 인사말은 고객에게 가능한 많은 정보를 제공합니다. 이 인사말은 또한 휴일 동안 고객이 다른 연락 방법을 사용하여 더 빠른 응답을 얻는 방법을 고객에게 알려줍니다.

자리 비움 / 바쁜 음성 메일 인사말 예

바쁘거나 부재 중이거나 직원이 부족하여 고객의 전화에 즉시 응답 할 수없는 경우 이러한 인사말을 예로 사용할 수 있습니다..

“안녕하세요. [회사 명]에 도달했습니다. 현재 전화를받을 수 없지만 최대한 빨리 전화를 드리겠습니다. 경고음 뒤에 이름과 번호를 남겨주세요.”

“안녕하세요, 우리는 현재 전화를 끊었습니다. 긴급하지 않은 경우 (이메일 주소)로 이메일을 보내주십시오. 그렇지 않으면 경고음 다음에 이름과 번호를 남겨 주시면 바로 연락 드리겠습니다. ”

당신이 전화에 응답하는 유일한 사람이라면 개인 음성 메일 인사말로 만들 수 있습니다.

“안녕하세요, 당신의 이름에 도달했습니다. 현재 전화를받을 수 없습니다. 나에게 (이메일 주소)로 이메일을 보내거나 경고음 후에 이름과 번호를 남겨 둘 수 있으면 최대한 빨리 연락 드리겠습니다. “

음성 사서함 인사말 테스트 및 개선

전문 전화 서비스를 사용해야하는 또 다른 좋은 이유는 모든 통화를 추적하고 해당 통화에 대한 자세한 보고서를 볼 수 있기 때문입니다. 예를 들어 Nextiva의 통화 분석 페이지는 다음과 같습니다..

Nextiva의 통화 분석 페이지

각 음성 메일 인사말을 듣는 사용자 수와 응답 방식을 추적해야합니다. 메시지를 남기는 고객이 많은 음성 메일 인사말이 효율적으로 작동합니다..

완전히 들리지 않는 음성 메일 메시지는 실패.

완벽한 균형을 찾으려면 다른 음성 사서함 인사말을 사용하는 것이 좋습니다. 음성 사서함 인사말을 정기적으로 업데이트하면 존재조차 알지 못했던 커뮤니케이션 격차를 메울 수 있습니다.

음성 메일 메시지 확인

균형 잡히고 유익하며 친근한 음성 메일 인사말을 설정 했으므로 다음 단계는 더욱 중요합니다..

고객이 음성 메시지를 남긴 후 발생하는 상황?

전문 업무용 전화 시스템을 사용하는 경우 해당 메시지를 쉽게 추적하고 응답 할 수 있습니다..

빠른 후속 조치를 위해 귀하와 귀하의 직원이 동등하게 준비되어 있는지 확인하십시오. 신속한 콜백은 비즈니스 관계를 강화하고 영업을 종료하는 데 큰 도움이됩니다..

이 기사가 온라인 비즈니스를위한 음성 메일 인사말을 설정하는 방법을 배우는 데 도움이 되었기를 바랍니다. 귀하의 비즈니스를위한 이메일 뉴스 레터를 작성하는 방법에 대한 안내서를 참조하십시오.

Jeffrey Wilson Administrator
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