วิธีตั้งค่าการทักทายข้อความเสียงธุรกิจ (พร้อมตัวอย่าง)

เมื่อคุณโทรไปยังหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจคุณมักจะได้รับการทักทายด้วยการทักทายวอยซ์เมลอัตโนมัติที่จะช่วยนำทางคุณผ่านสมุดโทรศัพท์และขั้นตอนต่อไป.


คำทักทายข้อความเสียงเหล่านี้ทำให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณดูเป็นมืออาชีพและสามารถช่วยเพิ่มยอดขายรวมทั้งเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า.

ในบทความนี้เราจะแสดงวิธีตั้งค่าการทักทายข้อความเสียงสำหรับร้านค้าออนไลน์ธุรกิจหรือบล็อกของคุณ นอกจากนี้เราจะแสดงตัวอย่างคำทักทายข้อความเสียงที่ดีที่สุดที่คุณสามารถใช้เป็นเทมเพลต.

การตั้งค่าการทักทายข้อความเสียงสำหรับธุรกิจของคุณ

เหตุใดการทักทายวอยซ์เมลจึงมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ?

กว่า 88% ของการค้นหาในท้องถิ่นบนอุปกรณ์มือถือนั้นมีการโทรศัพท์ ส่วนใหญ่ต้องขอบคุณปุ่มคลิกเพื่อโทรที่ดีที่ปรากฏในผลการค้นหาในท้องถิ่นของ Google.

คลิกเพื่อโทรปุ่มในผลการค้นหามือถือ

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กหลายแห่งอาจไม่สามารถรับสายทั้งหมดได้ทันที บางครั้งลูกค้าอาจโทรติดต่อหลังจากเวลาทำการและคุณอาจไม่ว่างหรือไม่มีพนักงานว่างในเวลานั้น.

นี่คือที่ที่คำทักทายข้อความเสียงของคุณเข้ามา.

สำหรับลูกค้าจำนวนมากนี่จะเป็นการติดต่อครั้งแรกกับธุรกิจของคุณ การไม่ตั้งค่าการทักทายข้อความเสียงอาจทำให้คุณสูญเสียลูกค้าไปยังคู่แข่งของคุณ.

ในทางกลับกันการไม่ได้รับการทักทายข้อความเสียงที่ถูกต้องอาจมีผลกระทบร้ายแรง ลูกค้าอาจวางสายไม่ติดตามหรือเพียงติดต่อกับคู่แข่งของคุณ.

ดังที่ได้กล่าวมาลองดูวิธีตั้งค่าการฝากข้อความเสียงสำหรับธุรกิจออนไลน์ของคุณอย่างถูกต้อง.

วิธีที่ดีที่สุดในการตั้งค่าคำทักทายข้อความเสียง

โดยปกติเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจะใช้โทรศัพท์พื้นฐานหรือหมายเลขโทรศัพท์มือถือเพื่อจัดการการโทร แม้ว่ามันจะทำงานได้สำเร็จ แต่ก็ไม่อนุญาตให้คุณจัดการสายธุรกิจหรือตั้งค่าการทักทายข้อความเสียงอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพ.

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการสายธุรกิจคือการใช้บริการโทรศัพท์ธุรกิจ ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากใช้หมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจเสมือนเพราะช่วยให้พวกเขาจัดการการโทรทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องเสียความเป็นส่วนตัว.

ไม่เหมือนกับโทรศัพท์บ้านหรือหมายเลขโทรศัพท์มันใช้อินเทอร์เน็ตในการจัดการสาย คำศัพท์อย่างเป็นทางการสำหรับเทคโนโลยีนี้เรียกว่าบริการโทรศัพท์ธุรกิจ VoIP (Voice over Internet Protocol).

การใช้บริการโทรศัพท์ธุรกิจให้ประโยชน์ดังต่อไปนี้กับโทรศัพท์บ้านและโทรศัพท์มือถือ.

  • คุณสามารถตั้งเวลาทำการของคุณและบันทึกคำทักทายด้วยเสียงที่แตกต่างกันเพื่อเล่นตามเวลาของวัน.
  • คุณสามารถตั้งค่าการเข้าร่วมอัตโนมัติเพิ่มส่วนขยายเพื่อกำหนดเส้นทางการโทรอนุญาตให้ผู้ใช้ฝากข้อความเสียงและอื่น ๆ.
  • ใช้งานได้กับคอมพิวเตอร์แท็บเล็ตโทรศัพท์ตั้งโต๊ะและแม้แต่บนโทรศัพท์มือถือของคุณโดยใช้แอพ.
  • ผู้ใช้หลายคนสามารถใช้หมายเลขโทรศัพท์เดียวกันโดยไม่คำนึงถึงที่ตั้ง.
  • คุณสามารถให้การเข้าถึงพนักงานใหม่โดยไม่ต้องโทรหาช่างหรือซื้ออุปกรณ์ใหม่.

เราแนะนำให้ใช้ Nextiva เพราะเป็นผู้ให้บริการโทรศัพท์ทางธุรกิจที่ดีที่สุดในตลาด พวกเขามีชุดคุณสมบัติที่ครอบคลุมพร้อมด้วยแผงผู้ดูแลระบบบนเว็บและแอพที่ใช้งานง่ายสำหรับโทรศัพท์ของคุณ.

Nextiva

เราใช้ Nextiva ในธุรกิจของเราเพื่อจัดการการโทรสำหรับ WPBeginner และคุณสมบัติอื่น ๆ ที่น่าสนใจ.

หากคุณต้องการโซลูชันที่แตกต่างลองดูที่ RingCentral เป็นอีกหนึ่งบริการโทรศัพท์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจ พวกเขาเสนอแพลตฟอร์มที่มีคุณสมบัติมากมายอย่างเหลือเชื่อพร้อมเครื่องมือมากมายในการจัดการการทักทายด้วยเสียงผู้เข้าร่วมอัตโนมัติข้อความเสียงบันทึกการโทรและอื่น ๆ.

เมื่อคุณตั้งค่าบริการโทรศัพท์ธุรกิจคุณสามารถตั้งค่าการทักทายด้วยเสียงโดยใช้การตั้งค่าที่ง่ายต่อการติดตาม.

ตัวอย่างคำทักทายด้วยเสียงสำหรับธุรกิจ

มีกฎพื้นฐานบางอย่างที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อสร้างคำทักทายข้อความเสียงที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด.

  • หลีกเลี่ยงความคิดโบราณเช่น “การโทรของคุณสำคัญกับเรามากเกินไป” และพวกเขาก็จะไม่จริงใจอีกต่อไป.
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการบันทึกข้อความเสียงของคุณฟังดูเป็นมิตรและเป็นส่วนตัว.
  • พยายามอย่าส่งเสียงเหมือนที่คุณอ่านจากสคริปต์.
  • หากทำได้ให้จ้างศิลปินเสียงเพื่อช่วยคุณบันทึกคำทักทายวอยซ์เมล คุณสามารถหาคนบน Fiverr.
  • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความเสียงของคุณมีข้อมูลสำคัญเช่นเวลาทำการและข้อมูลติดต่อ.

ต่อไปนี้เป็นเทมเพลตคำทักทายข้อความเสียงที่คุณสามารถใช้สำหรับธุรกิจของคุณ.

ตัวอย่างคำทักทายข้อความเสียงนอกเวลาทำการ

คำทักทายข้อความเสียงนี้จะเล่นเมื่อลูกค้าโทรหาคุณหลังเวลาทำการหรือในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการทักทายข้อความเสียงนี้แจ้งผู้ใช้เกี่ยวกับเวลาทำการวิธีอื่นในการเข้าถึงการบริการลูกค้าหรือที่ตั้งร้านค้า.

“ สวัสดีคุณมาถึง [ชื่อธุรกิจ] แล้ว เราให้บริการทางโทรศัพท์ตั้งแต่เวลา 9.00 น. ถึง 18.00 น. [PST] วันจันทร์ถึงวันศุกร์ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้แบบฟอร์มการติดต่อบนเว็บไซต์ของเรา [www.example.com] เพื่อฝากข้อความถึงเราแล้วเราจะติดต่อกลับทางอีเมล หากคุณต้องการให้เราโทรกลับหาคุณโปรดฝากชื่อและหมายเลขของคุณไว้พร้อมด้วยข้อความสั้น ๆ และทีมงานของเราจะติดต่อคุณกลับโดยเร็วที่สุด “

“ สวัสดีคุณมาถึง [ชื่อธุรกิจ] แล้ว ขณะนี้เราไม่สามารถรับสายของคุณ เวลาทำการของเราคือ [เวลาทำการ] วันจันทร์ถึงวันศุกร์ ร้านค้าของเราที่ [ตำแหน่งร้านค้า] ยังคงเปิดให้บริการสำหรับลูกค้าในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ คุณสามารถติดต่อเราผ่านแชทสดบนเว็บไซต์ของเรา [www.example.com] [24 ชั่วโมงต่อวัน 7 วันต่อสัปดาห์] หากนี่ไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนและคุณต้องการให้เราติดต่อกลับโปรดออกจากชื่อและหมายเลขของคุณหลังจากเสียงบี๊บ ”

ในขณะที่คุณสามารถเห็นทั้งสองตัวอย่างส่งข้อมูลที่สำคัญและเสนอวิธีการติดต่ออื่นให้ลูกค้าผ่านการแชทสดหรือแบบฟอร์มการติดต่อ.

ตัวอย่างคำทักทายข้อความเสียงในวันหยุด

ข้อความทักทายเหล่านี้สามารถบันทึกได้ในช่วงวันหยุด.

“ สวัสดีคุณมาถึง [ชื่อธุรกิจ] แล้ว ขณะนี้ทีมของเราอยู่นอกสำนักงานเพื่อใช้วันหยุดกับเพื่อนและครอบครัว เราจะกลับมาทำงานใน [วันและเวลา] กรุณาปล่อยให้เราชื่อและหมายเลขของคุณและเราจะกลับไปหาคุณโดยเร็ว [สุขสันต์วันหยุด (หรือคำทักทายที่เหมาะสมสำหรับวันหยุดนั้น)]”.

“สุขสันต์วันหยุด! ทีมงานของเราที่ [ชื่อธุรกิจ] อยู่ห่างออกไปจนถึง [วันที่] หากคุณเป็นลูกค้าเดิมคุณยังสามารถเปิดตั๋วสนับสนุนบนเว็บไซต์ของเราเราจะพยายามติดต่อกลับภายใน 24 ชั่วโมง นอกจากนี้คุณยังสามารถติดต่อเราผ่านแชทสดหรือแบบฟอร์มการติดต่อบนเว็บไซต์ของเรา [www.example.com] หากไม่เร่งด่วนคุณสามารถแจ้งชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ให้เราทราบหลังจากส่งเสียงบี๊บ เราจะโทรกลับโดยเร็วที่สุด “

“ สวัสดีคุณมาถึง [ชื่อ บริษัท ] แล้ว เราถูกปิด (ชื่อวันหยุด) และจะกลับมาทำงานใน [วันที่และเวลา] หากคุณต้องการการตอบสนองอย่างเร่งด่วนคุณสามารถส่งอีเมลถึงเราที่ (email_address) เราจะพยายามตอบอีเมลทั้งหมดภายใน 24 ชั่วโมง คุณสามารถฝากข้อความถึงเราแล้วเราจะติดต่อกลับไปหาคุณหลังจากวันหยุด (สวัสดีปีใหม่ / วันหยุด).

ในขณะที่คุณเห็นคำทักทายข้อความเสียงเหล่านี้ให้ข้อมูลลูกค้ามากที่สุด คำทักทายเหล่านี้ยังช่วยให้ลูกค้าทราบวิธีรับการตอบกลับที่รวดเร็วขึ้นโดยใช้วิธีการติดต่อสำรองในช่วงวันหยุด.

ตัวอย่างคำทักทายข้อความเสียงไม่อยู่ / ไม่ว่าง

หากคุณไม่ว่างออกไปหรือไม่พอใจและไม่สามารถรับสายลูกค้าได้ทันทีคุณสามารถใช้คำทักทายเหล่านี้เป็นตัวอย่าง.

“ สวัสดีคุณมาถึง [ชื่อธุรกิจ] แล้วเราไม่สามารถรับสายของคุณได้ในขณะนี้ แต่เรายินดีที่จะโทรกลับหาคุณโดยเร็วที่สุด กรุณาปล่อยให้เราชื่อและหมายเลขของคุณหลังจากเสียงเตือน ”

“ สวัสดีเราอยู่ห่างจากโทรศัพท์ หากไม่เร่งด่วนเกินไปคุณสามารถส่งอีเมลถึงเราได้ที่ (ที่อยู่อีเมล) มิฉะนั้นโปรดทิ้งชื่อและหมายเลขของคุณหลังจากเสียงบี๊บและเราจะโทรกลับหาคุณทันที ”

หากคุณเป็นเพียงคนเดียวที่รับสายคุณสามารถทำการทักทายด้วยข้อความเสียงส่วนตัวได้.

“ สวัสดีคุณมาถึงแล้ว (ชื่อของคุณ) ฉันไม่สามารถรับโทรศัพท์ได้ในขณะนี้ คุณสามารถส่งอีเมลถึงฉัน (ที่อยู่อีเมล) หรือคุณสามารถปล่อยชื่อและหมายเลขของคุณหลังจากเสียงบี๊บและฉันจะโทรกลับโดยเร็วที่สุด “

ทดสอบและปรับปรุงการทักทายข้อความเสียงของคุณ

อีกเหตุผลที่ดีในการใช้บริการโทรศัพท์มืออาชีพคือคุณสามารถติดตามการโทรทั้งหมดและดูรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับพวกเขา ตัวอย่างเช่นนี่เป็นลักษณะที่หน้าการวิเคราะห์การโทรของ Nextiva.

โทรวิเคราะห์หน้าใน Nextiva

คุณจะต้องติดตามจำนวนผู้ใช้ที่ได้ยินการทักทายวอยซ์เมลแต่ละครั้งและการตอบกลับของพวกเขา การทักทายข้อความเสียงด้วยคะแนนที่สูงขึ้นของลูกค้าที่ทิ้งข้อความไว้นั้นทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ.

ข้อความเสียงที่ไม่ได้ยินแม้กระทั่งทั้งหมดเป็นความล้มเหลว.

เราขอแนะนำให้ลองใช้คำทักทายข้อความเสียงที่แตกต่างกันเพื่อค้นหาสมดุลที่สมบูรณ์แบบ การอัปเดตคำทักทายข้อความเสียงของคุณเป็นระยะ ๆ ยังสามารถช่วยเติมช่องว่างการสื่อสารที่คุณไม่เคยรู้มาก่อน.

ติดตามข้อความเสียงของคุณ

เมื่อคุณตั้งค่าการทักทายข้อความเสียงที่เป็นมิตรข้อมูลและเป็นมิตรแล้วขั้นตอนต่อไปนั้นสำคัญยิ่งกว่า.

จะเกิดอะไรขึ้นหลังจากลูกค้าฝากข้อความเสียงให้คุณ?

หากคุณใช้ระบบโทรศัพท์ธุรกิจระดับมืออาชีพคุณจะสามารถติดตามและตอบกลับข้อความเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย.

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณและพนักงานของคุณมีความพร้อมเท่าเทียมกันสำหรับการติดตามอย่างรวดเร็ว การติดต่อกลับที่รวดเร็วช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจและปิดการขาย.

เราหวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณเรียนรู้วิธีตั้งค่าการฝากข้อความเสียงสำหรับธุรกิจออนไลน์ของคุณ คุณอาจต้องการดูคำแนะนำของเราเกี่ยวกับวิธีสร้างจดหมายข่าวทางอีเมลสำหรับธุรกิจของคุณ.

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me
    Like this post? Please share to your friends:
    Adblock
    detector
    map