Как настроить деловое голосовое приветствие (с примерами)

Когда вы звоните по служебному номеру телефона, вас часто встречает автоматическое приветствие голосовой почты, которое помогает вам пройти через телефонный справочник и следующие шаги.


Эти приветствия голосовой почты делают ваш малый бизнес профессиональным, и они могут помочь увеличить продажи, а также повысить удовлетворенность клиентов.

В этой статье мы покажем вам, как настроить приветствие голосовой почты для вашего интернет-магазина, бизнеса или блога. Мы также покажем вам лучшие примеры приветствий голосовой почты, которые вы можете использовать в качестве шаблона..

Настройка приветствия голосовой почты для вашего бизнеса

Почему приветствие голосовой почты важно для вашего бизнеса?

Более 88% локальных поисков на мобильных устройствах заканчиваются телефонным звонком. Главным образом благодаря изящным кнопкам вызова, которые появляются в результатах локального поиска Google.

Нажмите кнопку вызова в результатах мобильного поиска

Для многих малых предприятий, возможно, не удастся ответить на все вызовы сразу. Иногда клиенты могут звонить в нерабочее время, а вы можете быть заняты или у вас нет персонала в это время.

Вот где приходит ваше голосовое приветствие.

Для многих клиентов это будет их первый контакт с вашим бизнесом. Отказ от настройки приветствия голосовой почты может привести к потере клиента по сравнению с конкурентом.

С другой стороны, неправильное приветствие голосовой почты также может иметь серьезные последствия. Клиенты могут положить трубку, не выполнить или просто связаться с вашими конкурентами.

При этом давайте посмотрим, как правильно настроить приветствие голосовой почты для вашего онлайн-бизнеса..

Лучший способ настроить приветствие голосовой почты

Обычно владельцы малого бизнеса используют стационарный или мобильный телефон для управления звонками. Хотя он может выполнять свою работу, он не позволяет вам правильно управлять бизнес-вызовами или настраивать эффективное автоматическое приветствие голосовой почты..

Лучший способ управлять деловыми звонками – использовать услугу бизнес-телефонии. Многие малые предприятия используют виртуальный телефонный номер, потому что он позволяет им эффективно управлять деловыми звонками, не жертвуя своей конфиденциальностью.

В отличие от стационарного или мобильного номера, он использует Интернет для управления звонками. Официальный термин для этой технологии называется бизнес-телефонией VoIP (Voice over Internet Protocol)..

Использование услуги бизнес-телефона дает вам следующие преимущества по сравнению со стационарным и мобильным телефоном..

  • Вы можете установить свое рабочее время и записывать различные голосовые приветствия для воспроизведения в зависимости от времени дня..
  • Вы можете настроить автосекретарь, добавить добавочные номера для маршрутизации вызовов, позволить пользователям оставлять голосовые сообщения и многое другое..
  • Он работает на вашем компьютере, планшете, настольном телефоне и даже на вашем мобильном телефоне с помощью приложений.
  • Несколько пользователей могут использовать один и тот же номер телефона независимо от их местоположения.
  • Вы можете легко предоставить доступ новым сотрудникам, не вызывая технического специалиста и не покупая новое оборудование..

Мы рекомендуем использовать Nextiva, потому что это лучший поставщик услуг бизнес-телефонии на рынке. Они предлагают полный набор функций с простой в использовании веб-панелью администратора и приложения для вашего телефона.

Nextiva

Мы используем Nextiva в нашем бизнесе для управления вызовами для WPBeginner и других свойств Awesome Motive.

Если вы хотите другое решение, взгляните на RingCentral. Это еще один отличный бизнес-телефон. Они предлагают невероятно многофункциональную платформу с большим количеством инструментов для управления голосовыми приветствиями, автосекретарями, голосовыми сообщениями, расшифровкой вызовов и многим другим..

После настройки службы бизнес-телефона вы можете настроить голосовые приветствия с помощью простых в использовании настроек..

Примеры голосовых приветствий для бизнеса

Есть несколько основных правил, которым вы должны следовать, чтобы создать наиболее эффективные приветствия голосовой почты..

  • Избегайте клише, например «Ваш звонок важен для нас», они чрезмерно используются и больше не чувствуют себя искренними.
  • Убедитесь, что ваша запись голосовой почты звучит дружелюбно и лично.
  • Старайтесь не звучать так, как будто вы читаете из сценария.
  • Если вы можете, то нанять голосового исполнителя, который поможет вам записать приветствия голосовой почты. Вы даже можете найти кого-то на Fiverr.
  • Убедитесь, что ваша голосовая почта содержит важную информацию, такую ​​как рабочее время и контактная информация.

Ниже приведены шаблоны приветствий для голосовой почты, которые вы можете использовать для своего бизнеса..

Примеры приёма голосовой почты в нерабочее время

Это голосовое приветствие будет воспроизводиться, когда клиенты звонят вам в нерабочее время или в выходные дни. Убедитесь, что это приветствие голосовой почты информирует пользователей о времени работы, альтернативных способах обслуживания клиентов или местонахождении магазина..

«Привет, вы достигли [название компании]. Мы доступны по телефону с [9 утра] до [6 вечера] [PST] с понедельника по пятницу. Вы также можете использовать контактную форму на нашем веб-сайте [www.example.com], чтобы оставить нам сообщение, и мы свяжемся с вами по электронной почте. Если вы хотите, чтобы мы перезвонили вам, оставьте после этого свое имя и номер вместе с коротким сообщением, и наша команда свяжется с вами в ближайшее время ».

«Привет, вы достигли [название компании]. В настоящее время мы не можем ответить на ваш звонок. Наши часы работы – [рабочие часы] с понедельника по пятницу. Наш магазин в [расположение магазина] открыт для покупателей в выходные дни. Вы также можете связаться с нами через чат на нашем сайте [www.example.com] [24 часа в сутки, 7 дней в неделю]. Если это не срочно, и вы хотите, чтобы мы перезвонили, пожалуйста, оставьте свое имя и номер после звукового сигнала ».

Как вы видите, оба примера предоставляют важную информацию и предлагают клиентам альтернативные способы связи через чат или контактную форму..

Примеры приветствий в голосовой почте

Эти поздравительные сообщения могут быть записаны во время праздников.

«Здравствуйте, вы достигли [название компании]. Наша команда в настоящее время находится вне офиса, чтобы провести отпуск с друзьями и семьей. Мы вернемся к работе [день и время]. Пожалуйста, оставьте нам свое имя и номер, и мы свяжемся с вами как можно скорее. [Счастливых праздников (или подходящее приветствие для этого праздника)] ».

“Счастливых праздников! Наша команда в [название компании] отсутствует до [дата]. Если вы уже являетесь клиентом, вы все равно можете открыть заявку на поддержку на нашем веб-сайте, и мы постараемся связаться с вами в течение следующих 24 часов. Вы также можете связаться с нами через чат или контактную форму на нашем сайте [www.example.com]. Если это не срочно, то вы можете оставить нам свое имя и номер после звукового сигнала. Мы перезвоним вам как можно скорее ».

«Привет, вы достигли [название компании]. Мы закрыты на (название праздника) и вернемся к работе [дата и время]. Если вам нужен срочный ответ, вы можете написать нам по адресу (email_address), мы постараемся ответить на все письма в течение 24 часов. Вы также можете оставить нам сообщение, и мы свяжемся с вами после праздников (Happy New Year / Holiday) ».

Как видите, эти приветствия голосовой почты предоставляют клиентам как можно больше информации. Эти поздравления также гарантируют, что клиенты знают, как получить более быстрый ответ, используя альтернативные способы связи в праздничные дни..

Примеры приветствий в режиме «В гостях» / «Занят»

Если вы заняты, отсутствуют или недоукомплектованы сотрудниками и не можете сразу отвечать на звонки клиентов, вы можете использовать эти приветствия в качестве примера..

«Привет, вы достигли [название компании], мы не можем принять ваш звонок прямо сейчас, но мы хотели бы перезвонить вам как можно скорее. Пожалуйста, оставьте нам свое имя и номер после звукового сигнала. »

«Привет, мы в настоящее время вдали от телефона. Если это не слишком срочно, вы можете написать нам по адресу (адрес электронной почты). В противном случае, пожалуйста, оставьте свое имя и номер после звукового сигнала, и мы сразу же вам перезвоним ».

Если вы являетесь единственным, кто отвечает на звонки, вы можете сделать это личным приветствием голосовой почты..

«Привет, вы достигли (Ваше имя). В настоящее время я не могу ответить на звонок. Вы можете отправить мне электронное письмо (адрес электронной почты) или оставить свое имя и номер после звукового сигнала, и я перезвоню вам как можно скорее ».

Проверьте и улучшите свои приветствия голосовой почты

Еще одна веская причина использовать профессиональную телефонную службу – вы можете отслеживать все ваши звонки и просматривать подробные отчеты о них. Например, так выглядит страница анализа вызовов Nextiva.

Страница аналитики звонков в Nextiva

Вам нужно будет отследить, сколько пользователей слышат каждое голосовое приветствие и как они отвечают. Голосовые приветствия с большим количеством клиентов, оставивших сообщение, работают эффективно.

Сообщения голосовой почты, которые даже не слышны полностью, являются ошибкой.

Мы рекомендуем попробовать различные приветствия голосовой почты, чтобы найти идеальный баланс. Периодическое обновление приветствия голосовой почты также может помочь вам заполнить пробелы в общении, о которых вы даже не подозревали.

Следите за сообщениями голосовой почты

Теперь, когда вы настроили сбалансированное, информативное и дружеское приветствие голосовой почты, следующий шаг стал еще более важным.

Что происходит после того, как клиент оставляет вам голосовое сообщение?

Если вы используете профессиональную деловую телефонную систему, вы легко сможете отслеживать и отвечать на эти сообщения..

Убедитесь, что вы и ваши сотрудники одинаково хорошо подготовлены для быстрого наблюдения. Быстрый обратный вызов имеет большое значение для укрепления деловых отношений и закрытия продаж.

Мы надеемся, что эта статья помогла вам узнать, как настроить приветствие голосовой почты для вашего онлайн-бизнеса. Вы также можете ознакомиться с нашим руководством о том, как создать электронную рассылку для вашего бизнеса..

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me